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    • 2009.06.11 Thursday
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    ビジネスマナーに沿った手紙の書き方...ってどんな感じ!?

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      ビジネスの中で手紙を書くことは多いと思います。ビジネスにおける手紙の書き方は、もちろんですが、プライベートで書くものとは当然違うビジネスマナーというものが存在します。やはり、仕事をしている取引先等に出す手紙です。常識を疑われてしまうような、書き方はしたくはないですよね。ビジネスマナーに沿った手紙の書き方を心がけたいものです。

      手紙を書くときの注意点ですが、字の大きさや、字間のバランスに注意してください。そして、住所を書くときは省略をせずに書くようにしましょう。
      例えば1−4−5ではなく、一丁目四番五号ということです。
      住所、肩書きは小さく書いて、社名と名前は大きめに書くのも基本的な作法になっています。

      小さなところですけど、封をするときに〆と略してしまうのはマナー違反になってしまうので、封もしくは緘(かん)と書くようにしましょう。そして、ビジネスマナーでの手紙の書き方ですけど、重要なのは用件を正確にはっきりと、シンプルに伝えることが大事です。なので、結論から最初に告げることが基本的な決まりになっています。良い方法として、何の用件かがすぐわかるタイトルをつけるのが良いですね。この点は、ビジネスマナーのメールとも共通します。

      次に、用件に関連する日時などのすべての情報を間違いが無いように書きます。手紙は大勢の人に見られる場合もあるので、誰にでもわかりやすく、具体的に書きましょう。特に、目上の方に出す時は、会社名や名前が行末に来てしまったり、2行に渡ってしまうのは失礼になるので、改行などをして行頭にくるように工夫をします。それに反して、自分の名前などは文の終わりに来るように気を懸けましょう。

      ビジネスマナーの中の手紙の大まかな構成は、前文には「拝啓」か「謹啓」などの頭語を入れて、季節感をあらわす挨拶を書きます。例えば、初春なら「早春の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」とかです。次に主文ですが、起こし言葉と本文で組み立てます。末文は、結びの言葉、結語を書き入れて、全体を締めくくります。いろいろと、手紙の書き方には面倒で苦労をするところがありますけど、社会人として正しく身につけておきましょう!

      JUGEMテーマ:ビジネス


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