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    電子メールで気をつけたいビジネスマナー

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      いまや社内での連絡は電子メールが一般的ですよね。すばやく情報の伝達ができるのがとても便利です。今回は、電子メールにおけるビジネスマナーについて話したいと思います。

      メールでのやり取りは、文章として確実に記録に残るし、内容が不明瞭だと理解するのを妨げることがあります。正確で綺麗な日本語を書きたいですよね。メールでのマナーは、まず読みやすさと機種依存文字に気をつけたいところです。読みやすさについてですが、全く改行がされていない文章は読みにくいです、そして改行が多すぎるのも下のほうに長くなるので、だいたい1行30字辺りにするのがいいでしょう。

      題名には、一目でわかる内容の用件を書きます。例でたとえると、打ち合わせなどの件で、お知らせのメールを送るとき、打ち合わせの内容、もしくは打ち合わせが中止になったということを題名に記しておきます。そして、簡潔にまとめ長文にならないようにします。どうしても長くなってしまう場合は、はじめに断っておくのが良いでしょう。

      文頭に、相手の宛名○○様、文末には署名を書き入れます。そして、混乱を避けるために用件1つにつき、メールも1通にしましょう。基本的に、敬語を使用しますが、初めての人にメールを送る場合は特に丁寧な言葉を使うようにしましょう。

      パソコンや相手側の環境によって機種依存文字に注意をしましょう。機種依存文字とは、ローマ数字や半角カナで、パソコンによって文字化けしてしまいます。添付するファイルがある時などは、使っているソフトなどを相手に確認をしてから送りましょう。また、顔文字はビジネスメールなどに厳禁です。

      メール返信をする場合は、引用をした分に「>」を挿入することで理解しやすくなります。そして、引用文は、大切な部分のみを抜き出すことで短くまとめることが可能です。メールは、人に見せるものなので、細やかな配慮をもって、明確に事柄を伝達することができる文章を書くようにしましょう! 

      JUGEMテーマ:ビジネス

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