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    • 2009.06.11 Thursday
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    ビジネスマナー 電話対応! みんなの電話対応はどうしてる?

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      さて皆さんは、ビジネスマナーの基本、電話応対はどのようにしていますか?

      ビジネスでは、電話一本の応対も大事な商談だと心構える必要があります。
      例えば、相手側の会社と大事なプロジェクトや取引を進行させているときなどは、細心の注意を払って対応をするべきでしょう。小さな意思の疎通の食い違いや勘違いが思ってもいない大きな問題に発展してしまう場合もあり得ます。

      ビジネスマナーの電話対応には、まず「受け方」と「かけ方」と大きく分けられます。まず受け方のほうですが、電話がなったら2回以内に受け取る。また別の人あての取次ぎなら30秒以内にが決まりになっています。相手からの電話を長く待たせたり、放置してしまうのは大変失礼であると覚えておくべきでしょう。時間に気をつけたいですね。そして、自分の手元に筆記用具を準備しておくとバッチリですね♪。

      お客様からの電話で取次ぎをする場合、時間が余りかかってしまうと不快感を与えかねないので、取り次ぐ相手に用件を伝えてお客様にスムーズに受け渡しをしたいものです。そうすれば、お客様に二度も同じことを言っていただかなくても対応することができます。

      もし担当者が不在であれば、「申し訳ございません、あいにく○○は外出しております」と伝え、相手の意向を聞いて、伝言を聞き漏らさないように注意してメモをし、担当者に渡しましょう。相手側の名前や所属なども聞いておきましょうね。そしてメモには、自分の名前や、伝言を受け取った時間なども書いておくとよいでしょう。ビジネスマナーとして、電話を切るタイミングですが、相手が切ったことを確認して切るようにするといいですね

      他にもいろいろなケースがあると思いますね。きめ細かな対応や配慮が求められると思います。時間がかかってしまうと電話代、つまり費用が発生するので用件をまとめておくことが必要ですね。時間がかかりすぎるのも相手にとって迷惑になってしまいます。相手が名前を告げたら、自分も名乗り的確に用件を伝えることができればベストですね!

      電話は、相手もこちらもお互いに顔が見えないので、きめ細かな対応がとても大事だと思います。常にそのことを心がけて電話対応をしましょう!

      JUGEMテーマ:ビジネス


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